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開工累累病發作?掌握 5 大高效率工作法,提升工作生產力早下班

春節 9 天年假放太爽,初六開工一進辦公室,就累累病發作,做什麼都力不從心嗎?今番,編輯整理出 3 個能夠有效增強專注度、提升生產力的辦公原則,搭配 2 個名流新貴都愛用的工作撇步,集結出 5 大高效率工作法,助你順利擺脫拖延症,秒進「工作模式」早早忙完打卡下班!

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2025 開工 5 大高效率工作法:屏除外界干擾

Image via 達志影像

身處數位化世代,相信許多人都曾有這個經驗(甚至每天都會經歷),每當想要進入專注模式,開始認真辦公,就會有不速之客來打擾,像是:響個不停的 App 通知、Line 訊息,甚至是身旁同事的閒聊寒暄……明明都是些無關緊要的事情,卻總是讓人難以忽視。

這時候,可以運用以下幾個小方法,就能有效屏除外界干擾,遁入「心流」:

  • 將手機轉為勿擾模式,連震動都不開。
  • 將手機收進包包,或以螢幕朝下的方式擺在桌上。
  • 電腦頁面開成全螢幕,並關閉沒在使用的分頁。
  • 暫時轉至安靜的空間辦公(如:空的會議室)

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2025 開工 5 大高效率工作法:建立任務管理系統

以當今的職場環境來說,每人每日需要處理的工作項目、內容都十分繁雜,要想高效率執行,還得先將工作項目憑輕重緩急安排優先順序,再將大型的工作項目依執行內容,劃分出小型任務,並藉助工具建立管理系統。以這種方式歸納出當日、當周甚至當季的待辦清單,不僅可以增強專注度,還能有效減輕面對大量工作時的壓力和焦慮感,而且,有助於掌握目標與進度,提升生產力。

  • 為各大工作項目安排處理順序
  • 拆解工作流程,將大型工作項目劃分為一個一個的小任務
  • 運用 Evernote、Notion、Trello…等管理工具或紙筆,簡單記載待辦事項。
  • 每每完成單一任務,即確認總體任務是否有進度拖延的狀況、是否需要調整。

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2025 開工 5 大高效率工作法:確實完成階段性任務

妥善建立任務管理系統後,在實際執行時,仍然可能遇到突發狀況,好比:主管臨時派發工作、同事需要緊急救援…等等。此時,也許有許多人會放下當前的事務,馬上前去支援,不過這其實不是明智的選擇。

因為,當工作被打斷,必須擱置未完成 A 事務,去處理 B 事務時,儘管身體離開了,心智仍受到 A 事務的牽制,無法專心在 B 事務上,這麼一來,兩件事都做不好。所以,我們必須善用任務管理系統中,小任務均較簡單、不耗時的特性,確實的把手上的工作至少做到一個階段,再著手新任務,才能真正放心去做,取得最高的工作效益。

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2025 開工 5 大高效率工作法:5 秒法則

Image via melrobbins.com

工作流程佈置完畢,卻仍受累累病所苦,遲遲無法下手嗎?還是說,你仍在懷念逝去的年假,連工作清單都還沒法排定呢?今天,就用「5 秒法則」,來快速戒斷拖延症吧!

知名講者、個人發展教練 Mel Robbins,在經歷人生低谷期時,無意間看到一段火箭升空的影像,畫面中火箭在 5、4、3、2、1 倒數完畢後,頭也不回的迅速升空。在那之後, Mel Robbin 深受啟發,決定在生活中實踐這個行動力心法──像火箭一樣,不顧一切的往前衝。其核心概念是:每當腦中出現必須做卻不想做的事情時,就在心裡倒數 5 秒,讀秒完成後就立刻起身去做,不給自己任何猶豫的機會,而這個「幹就完事」的精神,不僅改變了 Mel Robbins 的人生,更啟發了全球的讀者。

神經學家表示,5 秒法則之所以能成功,是因為下決定的時間非常短,以至於大腦中負責「決策」、「推理」的前額葉,還來不及評估險境試圖叫停。反之,若我們反覆思量該不該做,大腦就會持續想出無數個「不該做的理由」,拖住改變的腳步。

2025 開工 5 大高效率工作法:番茄鐘工作法

最後,是討論高效工作法時,不得不提的「番茄鐘工作法」!可能有很多人都聽過、嘗試過,但你是否也曾經失敗過,甚至開始懷疑番茄鐘工作法根本沒那麼神?其實,番茄鐘工作法除了工作 25 分鐘休息 5 分鐘準則外,還有一些你不知道的眉角。

番茄鐘工作法(Pomodoro Technique)由義大利作家 Francesco Cirillo 在1980年代提出,其執行方式為:將 25 分鐘訂定為 1 個番茄鐘,每當認真工作 1 個番茄鐘,就休息 5 分鐘,以維持間歇高效率的模式。其中,每個番茄鐘都是不可分割的(只有 1 個番茄鐘,沒有 0.5 個番茄鐘、0.25 個番茄鐘),而且在進行時也不能被打斷。

番茄工作法執行方式:

  • 排定任務

確認好當日的待辦工作,並安排所需的番茄鐘時間,如:製作月報共需 45 分鐘,即是 2 個番茄鐘。

  • 設置番茄鐘並專注工作

設定好 25 分鐘的倒數碼錶,開始全神貫注的工作,過程中不滑手機、不接電話也不與人交談,只專注在任務上。

如果工作提前完成,可以運用剩下的時間,檢查工作成果,直至番茄鐘響起。但如果是超過時間,工作卻還沒完成,則需要視情況調整(1~2 分鐘可以寬限,若需要更多時間就必須立刻暫停,將剩餘工作排進新的番茄鐘),並檢討錯估時間的原因。

  • 短暫休息

每工作 1 個番茄鐘,就一定要休息 3~5 分鐘。在短暫的休息時間中,可以喝杯水、上個廁所,也可以起身走走、活動一下筋骨。

  • 重複執行

上述步驟即是一輪番茄鐘的流程,每完成 4 個番茄鐘,可安排一段 15~30 分鐘的長時段休息,幫助大腦好好放鬆、恢復精力,以維持能夠高效工作的身體素質。




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